Stappenplan opnemen e-mail in dossier

Prodin neemt een e-mail in twee stappen op in één of meerdere dossiers:

1. Opnemen e-mail in centrale documententabel

2. Opnemen e-mail in dossier(s)

Opnemen e-mail in centrale documententabel

Als eerste stap neemt Prodin de e-mail op in de centrale documententabel. Prodin maakt hierbij onderscheid tussen ontvangen e-mail, verstuurde e-mail en interne e-mail. In de configuratie van de Prodin|Exchange Connector legt u éénmalig vast welk documenttype hiermee correspondeert. Tevens legt u hier de status van het document en de medewerker die wordt gebruikt als 'Creatie door' vast.

Prodin gaat er vanuit dat een e-mailadres een intern e-mailadres is indien aan minimaal één van de onderstaande criteria wordt voldaan:

Het domein van het e-mailadres komt overeen met het domein van de Prodin|MailArchiver.
Het e-mailadres is uitsluitend vastgelegd bij contactpersonen die gekoppeld zijn aan een medewerker. In praktijk is het meestal het geval dat een e-mailadres aan één contactpersoon is gekoppeld, maar het is mogelijk om hetzelfde e-mailadres bij meerdere contactpersonen te gebruiken.

Type document	Toelichting
Ontvangen e-mail	De afzender is geen intern e-mailadres.
Interne e-mail	Zowel de afzender als alle ontvangers ('to' en 'cc') zijn interne e-mailadressen.
Verstuurde e-mail	Alle andere situaties.

Opnemen e-mail in dossier(s)

In de vorige stap is de e-mail als uniek document in de centrale documententabel opgenomen. In deze stap gaan we dit betreffende document in één of meerdere dossiers opnemen. Prodin bepaalt de dossiers op basis van het type document:

Type document	Toelichting
Ontvangen e-mail	Bepaling van de dossiers op basis van de afzender van de e-mail. Dit is één e-mailadres, maar deze kan bij meerdere contactpersonen in Prodin zijn vastgelegd. De e-mail wordt opgenomen in de volgende dossiers: Het dossier van alle contactpersonen met het betreffende e-mailadres. Het dossier van alle relaties waar de betreffende contactperso(o)n(en) actief is/zijn. Het dossier van alle relaties met het betreffende algemene e-mailadres Het dossier van alle relaties waarvan het domein van de website overeenkomt met het domein van het betreffende e-mailadres (bv. www.klant.nl en piet@klant.nl).
Interne e-mail	Bepaling van de dossiers op basis van de afzender van de e-mail. Dit is één e-mailadres, maar deze kan bij meerdere contactpersonen in Prodin zijn vastgelegd. De e-mail wordt opgenomen in de volgende dossiers: Het dossier van alle contactpersonen met het betreffende e-mailadres. Het dossier van de relatie van de vestiging van de medewerker. In de stamgegevens van de medewerker is een vestiging vastgelegd, in de stamgegevens van de vestiging is de relatie vastgelegd die Prodin hiervoor gebruikt.
Verstuurde e-mail	Bepaling van de dossiers op basis van alle niet-interne e-mailadressen in de adressering ('to' en 'cc') van de e-mail. De bepaling van de dossiers is verder identiek aan ontvangen e-mail.

Indien Prodin de e-mail in geen enkel dossier kan opnemen, ontvangt de applicatiebeheerder een notificatie via e-mail. De applicatiebeheerder kan dan aanloggen op de mailbox van de Prodin|Mailarchiver en de e-mail handmatig archiveren.

Bijzondere situaties:

Indien u de e-mail met een tag in het onderwerp wordt archiveert, neemt Prodin het document uitsluitend in dit betreffende dossier op. Indien de tag niet bestaat (bv. een niet bestaand meldingsnummer) dan krijgt de applicatiebeheerder een notificatie via e-mail.
Indien u de e-mail opvolgt via de workflow, neemt Prodin het document uitsluitend op in het dossier van de taak. Meer over opvolgen e-mail via de workflow ...